Efficiënt vergaderen

Hier vindt u 10 tips over vergaderen, aan de hand van deze tips zullen uw vergaderingen soepeler, sneller en gemakkelijker verlopen. U bespaart veel tijd als een vergadering goed in elkaar zit


De deelnemers
1. Vergader met de juiste deelnemers. Niet iedereen hoeft bij elk punt van de vergadering aanwezig te zijn, vergader alleen met deelnemers die een bepaalde meerwaarde bieden. Zo verloopt de vergadering sneller en gemakkelijker. De ideale vergadering omvat 5 tot 8 mensen.
2. Zorg dat iedere deelnemer goed voorbereid is. Je kunt bijvoorbeeld van te voren de agenda punten uitdelen, zo weet elke deelnemer welke punten er behandelt worden en kan zich hierop voorbereiden. Ook stuur je de locatie, tijdstip en natuurlijk doelstellingen van de vergadering.
3. Zorg dat deelnemers actief mee doen. Laat voelen en merken dat de mening van elke deelnemer telt. Moedig elke deelnemer vrij uit te spreken, maar op zijn beurt ook aandachtig naar anderen te luisteren.
4. Begin met het belangrijkste agendapunt, zorg verder voor een thematische indeling van de vergadering, gegroepeerd op verschillende soorten agendapunten.
5. Houd een korte rondvraag. Evalueer aan het eind van elke vergadering ongeveer 5 minuten door een kleine rondvraag houden. Zo kom je erachter of de genomen beslissingen en keuzes duidelijk zijn voor iedereen, deelnemers kunnen vragen stellen.
6. Haal het sociaal aspect uit de vergadering, er wordt veel sneller vergaderd zonder het sociale aspect, regel hiervoor apart een gezamenlijke lunch of middag borrel.


De voorbereiding
7. Denk goed na over het tijdstip van vergaderen. Meestal zijn alle medewerkers geneigd sneller te vergaderen als de vergadering later in de middag wordt gepland. Belangrijke vergaderingen kunnen ’s ochtends plaatsvinden als mensen fit zijn. Laat het einde samenvallen met het begin van de lunch of met het einde van de werkdag.
8. Maak naast een begin tijdstip ook een eindtijdstip. Zo zorg je dat de vergadering een strakke planning nodig heeft en er geen/weinig tijd is voor andere aspecten.
9. Maak de vergaderruimte klaar voor het begintijdstip, zo kan de meeting stips op tijd beginnen, regel ook koffie, thee en faciliteiten zoals een beamer indien gewenst. Bij De Compaen staan natuurlijk altijd vergaderruimtes klaar!.
10. De beste vergaderopstelling. De meningen hierover zijn zeer verdeelt en daarom is er ook niet een beste opstelling. Een vergadering zonder audiovisuele presentatie is de carré-opstelling zeer geschrikt, deze biedt veel interactiviteit en iedereen heeft een eigenplaats met koffie ,thee of water. Wordt er wel een presentatie gebruikt, dan moet altijd 1 zijde zich omdraaien naar het scherm. Zijn er wel audiovisuele presentaties aanwezig? Gebruik dan de U-vorm, deze vorm heeft het nadeel van het omdraaien niet. En de spreker/voorzitter kan gemakkelijk contact maken door dat hij de U in kan lopen. Dit verhoogt de dynamiek tijdens de vergadering. Bij hele grote groepen is de cabaretopstelling het beste, er wordt effectief met de ruimte omgegaan en een groot gezelschap past comfortabel in de zaal.

 

Heeft u een vergaderruimte nodig? Kijk dan verder op onze site!
decompaen.net/vergaderen